Tuve el gran privilegio de ser observador de una estructura
empresarial que, aunque homogénea, por desgracia despareció… Las compañías
requieren una organización para su supervivencia. Contamos con medios complejos
que nos ayudan a materializar las organizaciones que necesitamos y valoramos.
Las empresas primitivas no cuentas con los medios a su disposición y se
expresan mediante acciones pasajeras.
No te has dado cuenta pero el primer trimestre acabó en 31 de
marzo. A pesar de que el hecho cronológico es una obviedad (estamos casi a
mediados de mayo), en tu empresa no os habéis enterado. Ahora es cuando te
empiezas a poner nervioso por aquello de si has olvidado alguna fecha de las
llamadas “fiscales”. Eso no lo sé, pregunta en tu área fiscal o a tu asesor.
Mi
referencia al final del primer trimestre tiene otras connotaciones.
Tú empresa se encuentra en uno de los siguientes supuestos:
1)
El 31 de marzo, mes arriba o abajo igual me
da, celebrasteis que habías concluido vuestras previsiones y presupuestos para
el año 2013.
2)
El 31 de marzo, mes arriba o abajo igual me
da, estabais lamentándoos de los pésimos resultados del año 2012. No porque
seáis unos lloricas y os paséis un trimestre como plañideras, ¡no! Es que el 31
de marzo, mes arriba o abajo igual me da, habéis sido capaces de cerrar los
resultados del año anterior.
3)
Al día siguiente del 31 de marzo, 1 de abril
para que no te pierdas, comenzáis a cerrar resultados del primer trimestre del
2013.
4)
Ninguno de los anteriores. Si te pica la
curiosidad, sigue leyendo.
De momento, si estas en alguno de los tres primeros casos; me da
igual si eres el presidente, consejero, director o el último becario. No estás
preparado para trabajar en una compañía del siglo XXI.
Si, aunque lo dudo, estás en el cuarto caso; me da igual si eres
el presidente, consejero, director o el último becario es muy posible que no
estés preparado para trabajar en una compañía del siglo XXI.
Ante estos supuestos, tu reacción puede ser diversa; pero me
inclino por alguna de las siguientes:
1)
Estas levantando el teléfono, llamando a no sé
quién, para preguntar si tenéis previsiones y presupuestos. Me da igual si eres
el presidente, consejero, director o el último becario. No estás preparado para
trabajar en una compañía del siglo XXI.
2)
Estás levantando el teléfono, llamando a tu
director financiero, para preguntar por las previsiones y presupuestos. Al
mismo tiempo, si eres su superior, pedirás explicaciones sobre el retraso o por
la deficiencia de los datos suministrados. Me da igual si eres el presidente,
consejero, director o el último becario. No estás preparado para trabajar en
una compañía del siglo XXI.
3)
Te sientes complacido porque hace unos días habéis tenido una
reunión de seguimiento para analizar los resultados del primer trimestre, que habíais
empezado a cerrar el 1 de abril. Me da igual si eres el presidente, consejero,
director o el último becario. No estás preparado para trabajar en una compañía
del siglo XXI.
4)
Ninguno de los anteriores. Me da igual si eres
el presidente, consejero, director o el último becario es muy posible que no
estés preparado para trabajar en una compañía del siglo XXI.
Tú piensas que la construcción de las previsiones y los
presupuestos para cada periodo suele partir de un ejercicio en el que se
pretende adivinar el futuro. Ambos parten de una sucesión de suposiciones
basadas en el ciclo económico, en las comparaciones, en la situación interna,
etc. En definitiva no crees en la
utilidad de algo que tiene que ver con algo similar a las artes adivinatorias.
Estaría de acuerdo contigo si pensara igual que tú, el problema es
que no pienso igual que tú.
No se trata de que produzcas previsiones sin ton ni son, sino
dedicar el tiempo al análisis y sobre todo a la toma de decisiones que se
concretan en los planes presupuestarios.
En un momento en el que la
necesidad de precisión, perspectiva y agilidad en la previsión es mayor que
nunca, es cuando se presentan más deficiencias en el ámbito de la previsión. Así te va en la “feria”.
Está claro que es necesaria una buena integración de los sistemas
de información y de las técnicas de análisis.
Tú utilizas muchos recursos en producir información y no en analizarla y,
así, utilizarla para la toma de decisiones. Eso es que has leído mucho sobre el
Bussines inteligencie o el big data cuando no te toca, todavía.
Las previsiones y presupuestos que haces (si los haces) son
interpretados pensando en lo que esperas y les aplicas muy pocas condiciones
variables (no suele gustarte lo que puede cambiar sin tu permiso). Es por ello
que, los presupuestos y sus recursos asociados, que se basan en las
previsiones, tienen que ser adaptados en más ocasiones de las que sería
deseable. ¡Actualízate al siglo XXI!
Pero la realidad es que las compañías, como la tuya y a pesar
tuyo, necesitan desarrollar unas previsiones precisas, acompañadas de su
plasmación presupuestaria y los planes de acción asociados.
En un entorno económico que ofrece una posibilidad limitada al
crecimiento de los ingresos, las tareas en las previsiones y presupuestos se
centran en actividades
que ayudan a las compañías a gestionar
los resultados finales. Deberías centrarte más en
aumentar los beneficios netos que los
ingresos brutos (lo primero es sobrevivir). Dedicar más tiempo en la reducción
de costos, la gestión de la productividad y competitividad y el análisis de la
rentabilidad. Pero para eso tienes que hacer buenas previsiones y presupuesto
en tiempo y forma para, luego, seguir sus resultados mes a mes y, otra vez, en
tiempo y forma.
Contrariamente a lo habitual, las previsiones no son sólo una
cuestión financiera, sino que es algo
que concierne a todas las áreas de la compañía. Ese es otro de tus
grandes errores, la compañía sois todos y todas las áreas tienen su representación
y responsabilidad. En cualquier caso, te admito que “utilices” al financiero, controller
o similar para consolidar toda la información. Pero recuerda, es un ejercicio
para toda la compañía. En las organizaciones del siglo XXI es imprescindible
que estos procesos de elaboración y seguimiento sean participativo, en cascada,
porque será la única forma de que todo el equipo de la empresa conozca y asuma
los objetivos y las acciones para lograrlos.
Recuerda, esto solo es el principio de todo lo que te voy a decir.
